Naar het nieuwsoverzicht

Organisatiesensitief zijn op afstand: kan dat?

• 7 oktober 2020

Een van de competenties waar je als communicatieadviseur echt niet zonder kan, is organisatiesensitiviteit. Om je werk goed te kunnen doen, moet je weten hoe de belangen liggen, besluitvorming kunnen voorspellen en inzicht hebben in de machtsverhoudingen binnen de organisatie waar jij voor werkt.

Nu corona onze maatschappij heeft overgenomen, zijn de momenten waarop je met elkaar fysiek aanwezig bent op kantoor schaars, of zelfs nihil. De voelsprieten van een communicatieadviseur moeten dus extra goed worden ingezet. Wij vroegen drie communicatieprofessionals uit ons netwerk in welk opzicht dit hun werk uitdagender heeft gemaakt.

Heleen van Andel vervulde meerdere freelance-opdrachten via Originals. Bij een van haar huidige opdrachtgevers heeft ze voor de crisis ook gewerkt. Ze merkte al snel wat het van je vraagt om op afstand een communicatiefunctie uit te oefenen: “Je moet nu extra goed op groepsdynamiek letten, bijvoorbeeld in online meetings met meerdere mensen. Stukken lezen hoorde er altijd al bij, maar daar moet je nu nog meer uit halen. Het is eigenlijk gewoon extra goed opletten in het gehele proces.

Ze heeft ervaren dat je de context, die je er op de werkvloer vanzelf bij krijgt, nu zelf moet creëren. “Je kunt best veel uit telefoon- en beeldbellen halen. Je hebt de neiging om telefonisch meteen to the point te komen, maar mensen hebben behoefte aan context om aangehaakt te blijven. Dus wat ik doe: ik vertel eerst waar ik zit en wat ik aan het doen ben, als een radioverslaggever. Dan vertellen zij op hun beurt ook meer.”

Je empathisch vermogen kan dus net zo goed worden ingezet vanuit huis. “Ik vind het niet minder, je moet alleen iets actiever je best doen. In elke organisatie heb je mensen die veel weten en op plekken komen. Die bel ik nu vaker.”

Henriëtte Verhoeff werkte tot eind april via Originals bij Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, waarvan de laatste maanden thuis. Daarnaast freelancete ze bij Den Haag Werkt, een opdracht die ze nu bijna fulltime uitvoert. Ze heeft gemerkt dat je flexibel moet zijn om je werk op afstand te kunnen doen: “Het was wel even wennen om mijn werk bij de Veiligheidsregio vanuit huis te moeten doen. Eerder was het even snel overleggen, makkelijk bij iemand naar binnen lopen. Daar haal je vaak de meest waardevolle informatie uit als communicatieprofessional. Het was dus best even zoeken naar een nieuwe modus. De sleutelfiguren heb je nog meer nodig om op de hoogte te blijven van wat waar speelt.”

Deze nieuwe situatie bracht ook de nodige nieuwe uitdagingen met zich mee. “Je bent veel organisatorisch bezig; wat is de behoefte van de werknemers, wat ga je zeggen, wat is je tone of voice? Dat was spannend, onbekend, en daardoor onrustig.”

Van een aantal gewoontes moest ze afscheid nemen, waar andere bezigheden extra tot hun recht bleken te komen. “Ik mis dat je de keuze niet meer hebt om voor overleg en brainstorms naar kantoor te gaan. Concentratiewerk zoals plannen schrijven vind ik juist heerlijk om thuis te doen. Leuk muziekje op en gaan.”

Marleen den Hartog heeft meerdere freelance-opdrachten gedaan via Originals. Ze werkt momenteel als freelancer bij Netherlands Water Partnership (NWP), waar ze midden in coronatijd begon: “De sollicitatiegesprekken via Teams waren nieuw voor mij, dus spannend. Moeilijk vond ik het niet. Ik ben zo gewend lichaamstaal te lezen, te levelen met mensen, een praatje te maken. Het ijs was snel gebroken.”

Door een organisatorische wijziging werd ze bovendien onverwacht vervangend leidinggevende. “Dat maakt het nog belangrijker om persoonlijke aandacht te hebben en dan is het lastig dat je niet even mee kan lopen naar de  koffieautomaat. Maar het voordeel is; ik loop daar niet rond en sta niet mee te luisteren. Het is computer uit en weg. Daardoor is het makkelijker om gevoeligheden uit te zetten.”

Ze is erachter gekomen dat het gebrek aan een kantooromgeving je werk niet zozeer moeilijk maakt, je moet alleen kunnen zien waar de kansen wél liggen.

“Individuele aandacht moet je alsnog blijven geven. Het is verleidelijk om je kop in het zand te steken en te denken dat iets er niet is. Even langs het bureau lopen moet je nu proactief doen. Bellen en vragen: Je was wat stil in het overleg, hoe was het voor jou?”

Concluderend kunnen we wel stellen dat de huidige situatie niet zozeer ten koste gaat van de organisatiesensitiviteit van een communicatieprofessional, maar dat er vooral een andere competentie is die het meest op de proef wordt gesteld: aanpassingsvermogen. Het vermogen om je aan te passen aan een nieuwe situatie en daar het beste van te maken. Niet meer voor ieder overleg naar kantoor en plannen schrijven aan de keukentafel. Kortom: dat wat goed heeft gewerkt meenemen in het nieuwe normaal.