Naar het nieuwsoverzicht

Coronapandemie dwingt tot versnelde digitalisering in de zorg

  • 16 februari 2021

Terugkijkend naar het afgelopen jaar, kunnen we bijna verwonderd vaststellen hoeveel er is veranderd in korte tijd. De coronapandemie fungeerde als handrem op de maatschappij. En het ontregelde de zorg op alle fronten. Hoe zijn communicatieprofessionals in de zorg daarmee omgegaan? We vroegen het aan communicatieadviseurs van drie zorgorganisaties.

De organisaties zijn verschillend, met één duidelijke overeenkomst: korte lijnen met de Raad van Bestuur zijn meer dan ooit noodzakelijk. Dat stellen communicatiemedewerker Willemieke Jungheim van Stichting Warande, aanbieder ouderenzorg; Nanda Troost, perswoordvoerder ’s Heeren Loo, een organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking, en de communicatieprofessional van een topklinisch ziekenhuis. De communicatieafdelingen van deze organisaties participeren dan ook in het Outbreak Managementteam c.q. Coronacrisisteams.

Geen tijd te verliezen
De tweede overeenkomst: de digitalisering heeft in korte tijd een hoge vlucht genomen. Onder normale omstandigheden vergt een digitale transitie veel tijd, maar die tijd was er niet. Zo vereist beperking van fysieke contacten zo snel mogelijke inzet van andere communicatiemiddelen. Evenals het opschalen van thuiswerkfaciliteiten. Maar uiteraard was er meer nodig.

Professionele video’s
De medewerkers van het communicatieteam in het ziekenhuis hebben elk een eigen aandachtsgebied: patiëntenvoorlichting, interne/externe communicatie, intranet, sociale media, enz. Op al die terreinen was daardoor snel schakelen mogelijk. “Er is een digitale vergaderruimte opgezet voor werk- en projectgroepen, teamoverleggen e.d. Daarnaast heeft onze communicatieafdeling onder meer webinars gefaciliteerd, voorlichtingsbijeenkomsten voor de opleiding verpleegkunde gedigitaliseerd en uiteraard de informatie op de website steeds geactualiseerd. Tevens werken we veel met video’s voor medewerkers. De onderwerpen en sprekers zijn heel divers; van een lid van de Raad van Bestuur tot een verpleegkundige op een covid-afdeling. We laten de video’s maken door een professioneel bedrijf, dat voorkomt saaie ‘talking heads’”

Digicoaches
Warande deed reeds vanaf 2018 mee met het project ‘Digitale vaardigheden van UtrechtZorg’. “Digitalisering is een opmaat én voorwaarde om zorginnovatie te laten slagen”, benadrukt  Willemieke Jungheim. “Voor het digitaal vaardiger maken van medewerkers is op elke vestiging van onze organisatie is een ‘digicoach’ aanwezig. De digicoaches zijn aanspreekpunt en ze motiveren en enthousiasmeren medewerkers om te werken aan digitale vaardigheden, soms met een individueel stappenplan. Daarmee is de drempel voor digitaal werken lager. Zelf ben ik projectleider en werk ook als digicoach.”

Ze vervolgt: “Ook bij Warande is snel het digitaal vergaderen mogelijk gemaakt. En kort na de gedwongen sluiting van de locaties is de mogelijkheid voor beeldbellen gecreëerd voor bewoners met hun naasten. Dit kon een fysiek familiebezoek niet vervangen, maar we hebben er zo het beste van gemaakt.”

Op alles voorbereid
“Tot onze verrassing bleken zowel medewerkers als cliënten best al digitaal vaardig te zijn”, zegt Nanda Troost. “De invoering van beeldbellen verliep redelijk gemakkelijk. Het meest belangrijk is dat er sterk is geanticipeerd op het verloop van de coronacrisis. We hadden al handleidingen en voorschriften opgesteld voor een eventuele besmetting op een locatie, voordat die zich voordeed. Zo bleven we corona steeds een stapje voor. Er kwamen regels voor het verbieden en het weer geleidelijk toelaten van bezoek. Over tal van maatregelen heeft de Raad van Bestuur een vlog gemaakt, gericht op medewerkers, cliënten en verwanten. We maken ook podcasts. Inmiddels zijn al veel cliënten gevaccineerd, daarop hadden we eveneens sterk geanticipeerd, zodat we na de ‘go’ snel konden handelen. Dat geldt tevens voor de vaccinatie van medewerkers.” Ze vervolgt: “De zogeheten ‘buddy-bingo’ in de organisatie is ook een succes. Twee collega’s worden aan elkaar gekoppeld. Ze treffen elkaar, bijvoorbeeld via beeldbellen of tijdens een wandeling. Zo hou én verdiep je het contact met elkaar.”

Aanpassen aan de omstandigheden
De coronapandemie maakte business as usual ineens niet meer mogelijk. Uit het adequate handelen van de communicatieafdelingen zijn zeker algemene lessen te trekken.

  • Onder druk wordt veel vloeibaar. Een aantal zaken waren in een mum van tijd geregeld, zoals thuiswerken, virtueel vergaderen, een digitale leeromgeving e.d.
  • Korte lijnen tussen de Raad van Bestuur en de communicatieprofessionals zijn absoluut noodzakelijk. Afstemming tussen beide partijen is essentieel.
  • Handel proactief. Bespreek de te verwachten scenario’s en anticipeer daar zoveel mogelijk op.
  • Het moet gaan om geschikte veranderingen. Kan iedereen dit? Is er de juiste apparatuur? Waar kunnen mensen terecht met vragen?
  • Betrek alle partijen. Heldere communicatie is noodzakelijk voor veranderbereidheid en wees daarin creatief (zoals inderdaad vlogs, video’s, podcasts).
  • Elke verandering moet meerwaarde hebben. Als medewerkers de meerwaarde zien en ervaren, leidt dat eerder tot acceptatie.

En tot slot…. Wees niet te streng voor jezelf en voor anderen. Fouten maken mag. Dat hoort bij een crisissituatie met onbekende variabelen.

Op de hoogte blijven?

Meer nieuws

Met bloed, zweet en … een schets. Zo ontstond onze nieuwe website.

  • 29 juni 2021

Herken je dat? Je hebt een idee maar kunt het niet goed verwoorden. Schetsen helpt dan. Met pen en papier orden je je gedachten. En zet je je creatieve brein in actie. Je idee wordt een plaatje en het plaatje een verhaal. Een verhaal dat je zonder veel woorden uitlegt aan anderen. En precies zo ontstond onze nieuwe website. Want ook al zitten...

Lees meer

Online studenten werven: flexibeler dan offline, maar niet ideaal

  • 1 april 2021

In normale tijden werven onderwijsinstellingen in het middelbaar en hoger beroepsonderwijs hun nieuwe studenten met open dagen en meeloopdagen, opleidingenmarkten en gesprekken met loopbaanadviseurs. Vorig jaar maart was er een nieuwe situatie en werd overgeschakeld naar online bijeenkomsten. Wat zijn de ervaringen met online studentenwerving? We...

Lees meer

Woonstichting Langedijk: ‘Een goed idee past op een bierviltje’

  • 12 maart 2021

Hoe kom je erachter wat huurders willen? Vanuit de gedachte dat goede ideeën op een bierviltje passen, stuurde Woonstichting Langedijk alle huurders er eentje. Met daarbij een brief waarin ze werden uitgenodigd om hun wensen en ideeën te delen. Woonstichting Langedijk is een kleine corporatie met zo’n 1.500 woningen. De corporatie wil...

Lees meer