Schijnzelfstandigheid vermijden: praktische richtlijnen bij freelance communicatie-inhuur
Schijnzelfstandigheid is een van de meest onderschatte risico’s bij het inhuren van freelance communicatieprofessionals. Toch worstelen veel opdrachtgevers met de vraag: wanneer is inhuur veilig geregeld en wanneer loop ik juridisch risico? Sinds de handhaving op de Wet DBA per 1 januari 2025 is verscherpt, is dit geen theoretische vraag meer. Dit onderwerp vraagt om concrete aandacht.
Wat is schijnzelfstandigheid en waarom is het relevant?
Schijnzelfstandigheid betekent dat iemand formeel werkt als zelfstandige, maar in de praktijk functioneert als werknemer. De Belastingdienst beoordeelt niet de contractvorm, maar de feitelijke werksituatie. Als die werksituatie lijkt op een dienstverband, wordt het ook zo behandeld, inclusief de financiële en juridische gevolgen.
Tot eind 2024 gold er een gedoogbeleid voor veel situaties. Dat gedoogbeleid is vervallen. De Belastingdienst handhaaft nu actief, wat betekent dat opdrachtgevers bij een geconstateerde schijnzelfstandigheid kunnen worden geconfronteerd met naheffingen loonheffingen over de afgelopen vijf jaar, boetes bij kwaadwilligheid of grove nalatigheid, en correctieverplichtingen richting de betrokken freelancer. Voor organisaties die regelmatig communicatieprofessionals inhuren, is dit geen abstract risico. Het is een concrete verplichting om de inhuursituatie opnieuw te beoordelen.
Wanneer is er sprake van schijnzelfstandigheid?
De Belastingdienst gebruikt drie criteria om te beoordelen of er sprake is van een dienstverband: persoonlijke arbeid, loon en gezag. Als aan alle drie wordt voldaan, is er juridisch gezien een arbeidsrelatie, ongeacht wat er in het contract staat. Deze drie criteria zijn niet willekeurig, ze vormen de kern van hoe de Belastingdienst bepaalt of iemand feitelijk als werknemer functioneert.
Bij communicatieprofessionals zien we specifieke situaties die regelmatig tot problemen leiden. De freelancer werkt exclusief of bijna uitsluitend voor één opdrachtgever. De freelancer volgt vaste werktijden die zijn opgelegd door de organisatie. Er is sprake van directe aansturing door een leidinggevende, niet van resultaatgerichte opdrachten. De freelancer maakt gebruik van bedrijfsmiddelen zoals een laptop, telefoon of e-mailadres van de opdrachtgever. De opdracht heeft geen helder omschreven eindresultaat, maar is procesgericht van aard. En er is een langdurige, continue inzet zonder dat er een duidelijk projectkader is.
Geen van deze signalen is op zichzelf doorslaggevend. De Belastingdienst kijkt naar het totaalplaatje. Maar hoe meer van deze kenmerken aanwezig zijn, hoe groter het risico. Bij Originals adviseren we opdrachtgevers om bij elke freelance inhuursituatie een korte toets te doen op deze criteria, nog voordat de samenwerking start.
Zes maatregelen om schijnzelfstandigheid te voorkomen
Compliant inhuren vraagt om bewuste keuzes in de structuur van de opdracht, niet alleen in de papieren vastlegging. Een modelovereenkomst is een hulpmiddel, geen garantie. De werkelijkheid moet kloppen met wat er op papier staat.
De eerste maatregel is om te werken met een heldere opdrachtomschrijving. Beschrijf het resultaat dat verwacht wordt, niet de uren of aanwezigheid. Formuleer de opdracht projectmatig: wat wordt opgeleverd, wanneer en op welke kwaliteitscriteria? Dit verschuift de focus van proces naar output, wat essentieel is voor een zelfstandigheidspositie.
De tweede maatregel is het gebruik van een goedgekeurde modelovereenkomst. De Belastingdienst heeft modelovereenkomsten gepubliceerd die beoordeeld zijn als niet-dienstverband. Gebruik deze als basis, maar zorg dat de praktijk overeenkomt met de tekst. Een mooi contract met een foutieve praktijk helpt niet.
De derde maatregel is het beperken van directe aansturing. Geef de freelancer ruimte om zelf te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd. Stuur op output, niet op proces. Dagelijkse check-ins die lijken op werkoverleg zijn een risicosignaal. Dit onderscheid tussen sturen op resultaat en sturen op werkwijze is fundamenteel.
De vierde maatregel is het vermijden van exclusiviteit. Als een freelancer meerdere opdrachtgevers heeft en dat zichtbaar is in de samenwerking, versterkt dat de zelfstandigheidspositie. Maak in de overeenkomst expliciet dat de freelancer ook voor anderen mag werken. Dit beschermt beide partijen.
De vijfde maatregel is het begrenzen van de duur van de opdracht. Langdurige inzet zonder duidelijk einde is een risicofactor. Werk met afgebakende opdrachten die verlengd kunnen worden op basis van nieuwe of gewijzigde opdrachtomschrijvingen. Dit verheldert ook voor de freelancer wat verwacht wordt.
De zesde maatregel is het laten buiten bedrijfsmiddelen. Als een freelancer eigen apparatuur en software gebruikt, versterkt dat de zelfstandigheidspositie. Verstrek alleen bedrijfsmiddelen als dat strikt noodzakelijk is en leg de reden vast. Dit is een praktisch onderscheid dat veel impact heeft.
Verschil tussen detachering en freelance inhuur
Detachering en freelance inhuur zijn juridisch fundamenteel anders geregeld, ook al lijkt de praktijk soms op elkaar. Bij detachering is de professional in dienst bij een bureau, dat hem of haar uitzendt naar een opdrachtgever. De arbeidsrechtelijke verantwoordelijkheid ligt bij het bureau, niet bij de opdrachtgever. Bij freelance inhuur heeft de opdrachtgever rechtstreeks een overeenkomst van opdracht met de zelfstandige. De opdrachtgever draagt in dat geval mede verantwoordelijkheid voor de vraag of de samenwerking aan de criteria voor zelfstandigheid voldoet.
Deze verschillen zijn niet alleen juridisch, ze hebben ook praktische gevolgen. Bij detachering kan een bureau veel meer vrijheid geven in aansturing zonder dat dit als schijnzelfstandigheid wordt beoordeeld, omdat de bureau zelf verantwoordelijk is. Bij freelance inhuur ligt die verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever. Voor organisaties die het risico op schijnzelfstandigheid willen beperken zonder afbreuk te doen aan flexibiliteit, is detachering een serieus te overwegen alternatief.
Signalen van een problematische inhuursituatie herkennen
Opdrachtgevers herkennen schijnzelfstandigheid het vaakst pas als de situatie al lang bestaat. Dat is precies het probleem. Tien signalen die aangeven dat een inhuursituatie opnieuw beoordeeld moet worden zijn als volgt: de freelancer werkt al langer dan een jaar bij dezelfde organisatie zonder wijziging van de opdrachtomschrijving. De freelancer staat vermeld in het interne organogram of de personeelslijst. Collega’s beschouwen de freelancer als een vaste medewerker. De freelancer neemt deel aan verplichte interne bijeenkomsten zoals functioneringsgesprekken of afdelingsoverleggen. De freelancer heeft een vaste werkplek en werkt op vaste dagen. Er is geen opgeleverd eindresultaat, maar continue beschikbaarheid. De freelancer krijgt instructies van een leidinggevende over hoe het werk uitgevoerd moet worden. De freelancer heeft geen andere opdrachtgevers en geeft dit zelf ook aan. De overeenkomst van opdracht is verlengd zonder nieuwe of gewijzigde opdrachtomschrijving. De freelancer valt onder het verzuimbeleid of vakantieregeling van de organisatie.
Als drie of meer van deze signalen van toepassing zijn, is een heroverweging van de inhuursituatie dringend gewenst. Dit is niet om lastig te doen, maar om beide partijen juridisch zeker te stellen.
Compliant inhuren in de communicatiesector
Compliant freelance inhuur in de communicatiesector vraagt om een combinatie van juridische helderheid, praktisch beleid en bewuste aansturing. Communicatiefuncties zijn van nature adviserend en projectmatig, wat het in principe goed mogelijk maakt om ze als zelfstandige opdracht te structureren. De uitdaging zit in de uitvoering. Zeker bij bepaalde type opdrachten neigt de samenwerking snel naar een patroon waarbij de freelancer wordt opgenomen in de dagelijkse operatie. Dat is niet per se verkeerd, maar het vraagt om bewuste grenzen en een goede vastlegging.
Originals helpt zowel opdrachtgevers als professionals om deze grenzen helder te houden. Dat begint bij de briefing van een opdracht en loopt door tot de manier waarop de samenwerking dagelijks is ingericht. Wil je weten hoe jouw organisatie een specifieke inhuursituatie veilig kan structureren, of zoek je een communicatieprofessional via een constructie die van meet af aan compliant is? Bezoek onze pagina voor opdrachtgevers of neem contact op en we kijken samen naar de beste aanpak.
