Naar het nieuwsoverzicht

De tweede coronagolf en de impact op interne communicatie in de zorg

• 21 december 2021

De eerste coronagolf kwam als een schok. Onverwachts waren we met zijn allen in een totaal onbekende situatie beland. Niemand wist hoe deze situatie zich verder zou ontwikkelen en wat dit voor impact zou hebben. Inmiddels trekt de mist langzaam weg en wordt het pad dat voor ons ligt steeds duidelijker. Binnenkort wordt er gestart met vaccinaties, de testcapaciteit is flink verhoogd en we snappen het virus beter. Maar de tweede golf bracht weer nieuwe uitdagingen met zich mee. De druk op de zorg is hoog, we worden langzaam allemaal coronamoe en de lockdown waar we op dit moment in zitten valt veel mensen zwaar. Deze nieuwe situatie vraagt om een nieuwe communicatieaanpak. Waar moet je tijdens deze tweede golf op letten?

Uit gesprekken met een aantal communicatieprofessionals in de zorg kwamen 4 belangrijke aandachtspunten naar voren:

De communicatie mag een tandje minder
Tijdens de eerste coronagolf veranderde de situatie continu. Daardoor was er veel nieuws te melden en was het dus logisch om veel te communiceren. Bovendien heerste er veel onzekerheid. Medewerkers vonden het daardoor fijn om continu op de hoogte te worden gehouden. Inmiddels is dat anders. Ook in de zorg, waar corona nog steeds volop speelt, zijn mensen wel een beetje klaar met alle coronaberichtgeving. Uit feedback van medewerkers blijkt dat de communicatie al snel ervaren wordt als te veel. Daarom is het tijdens deze tweede golf belangrijk om goed te kijken welke communicatie écht noodzakelijk is.

Mira van Baalen, communicatieadviseur bij Rivas Zorggroep:

“We kregen van medewerkers terug dat de communicatie te veel was. Daarom sturen we nu wekelijks een update, in plaats van dagelijks.”

Maak informatie beter vindbaar en benaderbaar
De grote hoeveelheid aan informatie zorgt ervoor dat het soms lastig is om door de bomen het bos te zien. Bovendien verwerkt niet elke medewerker informatie op dezelfde manier. Het is dus belangrijk dat je informatie op een handige manier aanbiedt, zodat het iedereen bereikt. De communicatieprofessionals deelden deze tips met ons:

• Verwijder onnodige informatie. Bewaar alleen wat belangrijk is om het werk goed en veilig te kunnen uitvoeren.
• Communiceer minder organisatiebreed en meer per afdeling. Bijvoorbeeld via speciale Whatsappgroepen.
• Bied informatie op verschillende manieren aan. Maak bijvoorbeeld ook gebruik van afbeeldingen en video. Zo kan iedereen de informatie tot zich nemen. Ook mensen die moeite hebben met lezen.
• Structureer de informatie, zodat medewerkers de informatie die ze nodig hebben snel kunnen vinden.

Arjen van Ojen, adviseur PR & Communicatie bij Savant Zorg:

“We hebben goed gekeken wat nog actueel is en we hebben meer structuur aangebracht in de informatie. Hierdoor kunnen collega’s makkelijker informatie vinden.” 

Heb meer aandacht voor de emotionele kant
Tijdens de eerste golf was er veel aandacht voor praktische zaken. Bijvoorbeeld voor protocollen en de communicatie met patiënten of cliënten. Veiligheid stond voorop. Inmiddels is duidelijk dat ook de emotionele impact van deze crisis aandacht verdient. Ook in de zorgsector wordt er veel thuis gewerkt en dat brengt uitdagingen met zich mee. Ook al is iedereen inmiddels redelijk gewend aan de digitale communicatie, zorgverleners zijn vaak mensen mensen. En dat is zwaar.

Waar kunnen medewerkers terecht met emoties en angsten? Hoe houd je iedereen in beeld? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich fit en gelukkig blijven voelen?

Een aantal tips die we meekregen:

• Spreek je waardering uit. Bijvoorbeeld via een filmpje van de bestuurder of, waar mogelijk, via bezoekjes bij mensen thuis.
• Bedenk creatieve en verrassende manieren om met elkaar in contact te blijven.
• Kijk naar nieuwe communicatiemiddelen, zoals Whatsappgroepen of Slack-kanalen.

Ilja Hector, Medewerker PR & Communicatie bij Evita Zorg:

“Zoek naar creativiteit en blijf verrassend. Zo houd je zorgverleners aangehaakt en betrokken.” 

Luister naar je medewerkers
Tijdens de eerste coronagolf werd er vooral gezonden. Knopen moesten worden doorgehakt en er moest razendsnel gecommuniceerd worden. Inmiddels is er veel meer ruimte voor wisselwerking. Alle communicatieprofessionals die we spraken gaven aan dat ze inmiddels veel meer om feedback en input vragen. Bijvoorbeeld tijdens digitale bijeenkomsten, in enquêtes en via online communicatieplatformen.

Hun advies: haal regelmatig het net op, zodat je weet wat er speelt. Zorg ervoor dat je het antwoord weet op de volgende vragen:

• Wordt er te veel of te weinig gecommuniceerd?
• Is de gedeelde informatie voor iedereen te begrijpen?
• Is belangrijke informatie goed terug te vinden?
• Zitten medewerkers nog goed in hun vel?
• Hebben medewerkers alles wat ze nodig hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren?

“Zorg ervoor dat je de mensen voor wie je het doet betrekt. Het is belangrijk dat je feedback vraagt op zowel de inhoud als de vorm.” 

Conclusie
De zorg staat op dit moment voor flinke uitdagingen, ook op het gebied van communicatie. De situatie verandert continu en de behoefte van medewerkers verandert mee. Hoe je daarmee omgaat? Haal regelmatig het net op bij je medewerkers, zodat je weet wat er speelt. En zorg er vervolgens voor dat je de informatie deelt die je medewerkers nodig hebben. Niet meer en niet minder. We hopen dat de tips uit dit artikel jou hiervoor fijne handvatten en ideeën geven.